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Projet de mise en place d'un ERP

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Projet de mise en place d'un ERP
Faculté Faculté d'économie et de management
Département Services généraux GSEM
Professeur(s) Jolita Ralyte[1]
Cours Gestion de projet

Lectures


Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) : il est composé d'un ensemble de modules applicatifs qui visent à couvrir l'ensemble des fonctions de l'entreprise.

Il existe deux types d'ERP :

ERP Propriétaires : achat d'une licence

  • Marché mondial :
    • SAP
    • ORACLE (PEOPLESOFT)
    • SAGE
    • MICROSOFT
    • INFOR ERP (BAAN, LAWSON)
  • En Suisse :
    • ProConcept ERP

ERP open source

  • Marché mondial :
    • Odoo (OpenERP)
    • ADempierre
    • Compiere
    • ERP5
    • Jfire
    • Ofbiz
    • OpenBravo
    • Opentaps
    • Weberp
    • xTuple

Caractéristiques d'un ERP[edit | edit source]

Un système ERP :

  • couvre plusieurs fonctions de l'entreprise
  • inclut un entrepôt de données central
  • comporte plusieurs modules interconnectés
  • permet un accès direct à l'entrepôt de données
  • est développé et vendu par un seul fournisseur
  • est adaptable aux besoins spécifiques de l'entreprise

Atouts d'un ERP :

  • On espère retirer d'un ERP une économie par rapport à une solution spécifique, généralement plus coûteuse.
  • On cherche à s'appuyer sur un schéma sous-jacent des flux, propre à un ERP, pour mener une opération de reconfiguration des processus.
  • On cherche à limiter la redondance des informations et leur gestion à de multiples endroits en visant l'unicité de l'information.
  • On veut généraliser les mises à jour en temps réel.
  • On recherche un logiciel garantissant une totale traçabilité des informations.
  • On attend une couverture fonctionnelle importante et cohérente.

Principales raisons de la mise en place d'un ERP[edit | edit source]

Intégrer toutes les informations financières

  • améliorer la gestion des finances
  • mieux comprendre la performance de l'entreprise

Intégrer toutes les informations sur les commandes client

  • gérer tout le cycle de vie d'une commande
  • coordonner la production, l'inventaire et la livraison
  • améliorer la satisfaction des clients

Standardiser et accélérer les processus de fabrication

  • augmenter la productivité
  • synchroniser le travail de différents départements
  • améliorer la visibilité des processus de fabrication

Réduire l'inventaire

  • des matières et des composants utilisés pour la production
  • des produits réalisés

Standardiser les informations RH

  • gérer les compétences et les qualifications des employés
  • informer les employés sur les services, les formations et les avantages
  • gérer les présences/absences

Améliorer la planification

  • de l'achat du matériel, de la production, des ventes

Assurer la qualité

  • mieux maîtriser tous les processus métier.

Projet ERP[edit | edit source]

Objectif : mettre en place un système ERP pour une partie des activités de l'entreprise

Problème à résoudre : trouver une adéquation entre les fonctions proposées par les ERP et les processus métier de l'entreprise.

Les stratégies projet ERP[edit | edit source]

Big Bang : le plus ambitieux et le plus difficile des projets ERP

  • l'entreprise rejette tous les systèmes existants et installe un nouveau système ERP
  • le projet nécessite une mobilisation de toute l'entreprise
  • la couverture fonctionnelle n'est pas toujours satisfaisante.

Franchising strategy : concerne les grandes entreprises ayant des unités économiques relativement indépendantes

  • des systèmes ERP indépendants (instances d'ERP) sont installés dans chaque unité reliant seulement les processus communs tels que la gestion financière à travers toute l'entreprise
  • souvent, un projet pilote est réalisé dans une unité, qui est ensuite utilisé comme un exemple pour installer les instances ERP dans les autres unités.

Slam-dunk : concerne les petites entreprises qui achètent seulement quelques modules d'un ERP

  • le projet se concentre sur quelques processus clefs d'un ERP, par exemple le processus contenu dans le module "Finances" ou "Production" d'un ERP
  • l'entreprise envisage d'acheter progressivement d'autres modules du même ERP si son évolution le permet

On-Demand- Nibble : concerne l'achat des services en ligne (SaaS) pour différents processus d'entreprise

  • plus rapide à implémenter (il n'y a pas d'installation)
  • les mises à jour sont plus faciles et plus rapides
  • l'abonnement par mois et par utilisateur est moins cher que le coût d'implémentation sur place
  • les grandes entreprises sont encore réticentes à stocker leurs données sensibles sur les serveurs des tiers

Démarche de mise en place d'un ERP[edit | edit source]

Étude d'opportunité[edit | edit source]

C'est la définition des grandes lignes du projet, où on fait le choix des fonctions à couvrir.

Exemples :

  • la gestion comptable est financière
  • le contrôle de la qualité
  • la gestion de la production
  • la gestion des achats
  • la gestion des stocks
  • l'administration des ventes
  • la gestion des ressources humaines
  • la paie du personnel
  • etc

Choix d'un ERP[edit | edit source]

Étape 1 : la présélection

Une étude du marché, fondée sur des critères de sélection préalablement établis qui déterminent le choix selon les caractéristiques de l'ERP : stratégiques, fonctionnelles, technologiques, techniques, commerciales.

Étape 2 : la sélection

Contacts commerciaux avec les fournisseurs des ERP présélectionnés, visites de leurs sites, analyse des solutions proposées, établissement du budget précis pour chaque offre, sélection finale.

Implémentation d'un ERP[edit | edit source]

Adaptation du progiciel retenu

  • Analyse des besoins
  • Paramétrage du progiciel
  • Installation du progiciel
  • Formation des utilisateurs.

Initialisation[edit | edit source]

  • Constitution de l'équipe du projet
  • Répartition du travail au sein de l'équipe
  • Mise en place des moyens de coordination et de communication à l'intérieur de l'équipe
  • Mise en place d'un comité de pilotage

Description des processus[edit | edit source]

Première description des besoins fonctionnels qui consiste à :

  • décrire les processus que l'on souhaite implémenter
  • réfléchir sur la configuration des processus existants

Formation au produit[edit | edit source]

Analyse des solutions proposées par le logiciel

  • Présentation des solutions ERP par le fournisseur.

Mise en place d'une solution standard[edit | edit source]

Développement/adaptation du progiciel aux besoins de l'entreprise:

  • analyse des processus
  • paramétrage des processus et des interfaces
  • prototypage
  • simulation

Fermeture des trous fonctionnels[edit | edit source]

Recherches des solutions pour répondre aux manques du progiciel :

  • Définition de l'importance de chaque "trou fonctionnel" :
    • obligatoire
    • la mise en place peut être différée ou
    • la mise en place n'est pas indispensable
  • Étude de la solution possible :
    • modification du processus
  • attente ou
    • modification du progiciel
  • Définition des avantages et des inconvénients de chaque solution
  • Choix parmi les solutions proposées

Développement des solutions spécifiques[edit | edit source]

Mise en place des solutions spécifiques : description et développement des solutions choisies

Préparation et mise en oeuvre[edit | edit source]

  • Intégration dans l'environnement existant
  • Préparation de la mise en exploitation
  • Reprise des données
  • Organisation de la formation des utilisateurs
  • Élaboration des modes opératoires et manuels utilisateurs

Les acteurs dans un projet ERP[edit | edit source]

Le comité de pilotage :

  • la direction générale
  • les directions opérationnelles
  • la direction informatique
  • la direction du projet

Le rôle du comité de pilotage est à se prononcer sur chaque choix qui lui est soumis.

Le chef de projet client : responsable des travaux des équipes fonctionnelles.

Le chef de projet fournisseur : responsable des travaux de l'équipe technique.

Les deux chefs sont responsables du pilotage du projet :

  • de la qualité des livrables
  • de l'organisation des ressources
  • du respect des délais

Les équipes fonctionnelles : utilisateurs spécialisés et rendus disponibles.

  • une équipe est constituée pour chaque métier concerné par le progiciel
  • Le travail de chaque équipe est animé par un leader
  • Chaque équipe participe activement aux étapes de l'implémentation :
    • décrit les processus
    • recherche des solutions standard
    • comble des trous fonctionnels
    • participe à la mise en oeuvre

L'équipe technique : consultants d'ERP

  • argumente les choix de composants techniques
  • assure le support technique auprès des équipes fonctionnelles

met en place des interfaces avec d'autres applications

L'administrateur de données : responsable de la description des processus et des solutions à implémenter par des travaux de synthèse et de coordination des différentes équipes qui partagent le même système d'information.

Les consultants :

  • le consultant de pilotage : assiste le binôme chefs de projet dans les travaux de planification et de suivi
  • les consultants fonctionnels : spécialistes d'un ou plusieurs métiers traités, ils assistent les équipes fonctionnelles
  • le consultant technique : expert du progiciel choisi, il assiste l'équipe technique.

Les assistants méthodes : spécialistes de la modélisation, qui assistent les équipes fonctionnelles dans leurs travaux et description des processus.

Les coûts cachés d'un projet ERP[edit | edit source]

  • Formation
  • Intégration et implémentation
  • Personnalisation
  • Conversion de données
  • Analyse de données
  • Consultants à l'infini
  • Remplacement des meilleurs acteurs
  • Les équipes de mise en oeuvre ne peuvent jamais s'arrêter
  • Attente de rentabilité
  • Dépression post-ERP

Avantages des ERP[edit | edit source]

  • Cohérence et homogénéité des informations
  • Intégrité et unicité du système d'information
  • Optimisation des processus de gestion
  • Partage du même système d'information facilitant la communication interne et externe
  • Minimisation des coûts
  • Diminution du nombre de salariés
  • Maîtrise des coûts et des délais de mise en oeuvre et de déploiement
  • Réutilisation de l'expérience confirmée

Inconvénients des ERP[edit | edit source]

  • Mise en oeuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou si le projet est mal piloté
  • Coût élevé (300'000€ minimum pour un bon ERP fiable)
  • Périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'entreprise
  • Périmètre fonctionnel pouvant ne pas couvrir l'ensemble des besoins
  • Lourdeur et rigidité de mise en oeuvre
  • Difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise
  • Nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel
  • Nécessité d'une maintenance continue
  • Captivité vis-à-vis de l'éditeur


Annexes[edit | edit source]

Références[edit | edit source]