Gestion des Représentations Diplomatiques

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Introduction

Avec l’évolution à travers les âges des relations entre souverains, d’une part et entre les États de l’autre, la nécessité s’est fait sentir de maintenir un contact étroit avec l’installation des Missions Diplomatiques(MD). Ces structures ayant fait par la suite leurs preuves dans le rapprochement des peuples et des nations, la communauté internationale a jugée utile de les règlementer pour leur permettre de pérenniser leurs actions ; d’où l’avènement de la Convention de Vienne de 1961. La représentation diplomatique apparaît donc comme un lien à travers lequel les chefs d’État, les rois, les hauts dignitaires, mais aussi les peuples et les différents pays, se communiquent, négocient et échangent leurs préoccupations et leurs points de vue. Instrument indispensable dans les relations du monde contemporain, elle se doit d’être bien gérée, afin que par son dynamisme et son efficacité, elle contribue au renforcement des liens d’amitié et de coopération existant entre les peuples et les nations. Comment mener à bien cette gestion ? Et sur quel levier elle doit s’appuyer pour faire des relations diplomatiques un véritable outil de développement tant du pays accréditant que du pays accréditaire. La Gestion des Représentations Diplomatiques a donc pour but de définir les différences notoires qui s’y rattachent et identifier les éléments fondamentaux qui doivent être prises en compte, afin que l’ambassade, puisque, c’est d’elle qu’il s’agit réellement, connaisse son plein épanouissement de l’intérieur que de l’extérieur.

Définition des terminologies

La Gestion

On entend par « gestion », l’action de gérer, d’administrer, de diriger une structure, un établissement ou une caisse. La gestion est donc perçue comme la science de l’administration, de la direction d’une organisation et de ses différentes fonctions et destinée à mieux les épanouir. Elle implique la notion de rigueur et d’orthodoxie.

La Représentation

Étymologiquement, il s’agit de l’action de représenter. Représenter, c’est mettre devant les yeux, exposer pour faire apparaître l’image d’un objet absent au moyen d’un autre qui lui ressemble ou lui correspond. C’est aussi tenir la place de quelqu’un ou agir en son nom en vertu d’un droit qu’on a reçu.

La Diplomatie

Elle régit des rapports internationaux qui relèvent des États ou touchent à leurs intérêts. La diplomatie se définit comme la science pratique des relations internationales. C’est l’ensemble des moyens et des stratégies mises en œuvre pour défendre les intérêts d’un État ou d’un pays à l’étranger. Ainsi donc, la représentation diplomatique apparaît comme une structure administrative installée ou créée par l’État accréditant ou d’envoi, sur le territoire de l’État accréditaire ou d’accueil, pour le représenter sur la base des relations permanentes qu’ils entretiennent, pour y défendre ses intérêts. La représentation diplomatique est aussi perçue comme un organe administratif, créé par un État auprès d’une organisation ou d’une institution internationale, dont il est membre pour y défendre ses intérêts ou les intérêts d’un groupe de pays.

Les différentes formes de représentations diplomatiques

Elles se présentent sous plusieurs appellations. Nous retiendrons dans le cadre de notre étude, la mission diplomatique la plus connue, qu’est l’Ambassade, ainsi que les missions diplomatiques à dénomination particulière.

L’Ambassade

Dans la pratique contemporaine des relations bilatérales permanentes entre États, l’organe de représentation diplomatique par excellence est l’Ambassade. Le chef de mission qui dirige une ambassade, porte le titre d’Ambassadeur Extraordinaire et Plénipotentiaire.

Autrefois, l’ambassadeur était considéré comme représentant personnel du chef de l’État. C’est se fondant sur cette prérogative, qu’il avait accès auprès des souverains (chefs d’État ; sultans ; etc.), et pouvait négocier avec eux. Mais de nos jours, cette situation a connu des évolutions, en ce sens que la nomination des ambassadeurs répond à des critères politiques qu’à des valeurs intrinsèques basées sur la confiance.

Ainsi, dans le monde diplomatique aujourd’hui, l’ambassadeur est le représentant officiel de son pays et de son gouvernement auprès du pays d’accueil.

Les missions diplomatiques à dénomination particulière

Dans le monde diplomatique contemporain, la plupart des missions permanentes que les États échangent entre eux, sont des ambassades. Toutefois, on note des particularités au niveau de certaines représentations. Nous nous contenterons, dans la présente étude d’examiner les principales qui sont au nombre de trois :

La représentation du Saint-Siège encore appelée « Nonciature »

Il est important de noter que la diplomatie vaticane présente quelques particularités. En effet, la Cité du Vatican étant un État indépendant, son organe exécutif « le Saint-Siège », exerce la direction spirituelle des Catholiques romains éparpillés dans le monde entier ; ce qui lui permet de garder un contact avec les clergés locaux. La Nonciature est dirigée par un Nonce ou par un Pro-Nonce. Dans certains États d’accueil, le Nonce jouit d’une préséance spéciale. Il est doyen du corps diplomatique ; ce qui n’est pas le cas du Pro-Nonce. Le Nonce n’appartient pas à la hiérarchie catholique du pays d’accueil, mais peut toutefois recevoir de celle-ci une certaine délégation de pouvoir à caractère spirituel, en l’occurrence la direction d’une cérémonie religieuse.L’inter nonce est le représentant direct du pape dans un pays non catholique.

Les Hauts Commissaires

Il s’agit des missions diplomatiques que les pays membres du « Commonwealth » échangent entre eux. Les Hauts Commissaires étaient accrédités par des lettres de commission adressées de premier ministre à un autre. Mais, depuis les débuts des années 1949, les Hauts Commissaires sont considérés comme appartenant à la classe des Ambassadeurs.

Les représentations permanentes

Une ambassade peut être accréditée auprès d’une Organisation Internationale. Il s’agit là d’une diplomatie multilatérale permanente ; conséquence de l’appartenance du pays d’envoi à cette organisation. Exemple : les Nations Unies ; l’Union européenne ; etc. L’ambassadeur devient alors, le représentant permanent de l’État d’envoi auprès de l’organisation internationale en question. Nous pouvons citer le cas de notre représentant permanent à New York.

Les missions para diplomatiques

À la différence des missions diplomatiques, les missions para diplomatiques, se caractérisent par leur statut juridique et politique.

En effet, elles n’ont ni fonction de représentation, ni prérogative de privilèges et immunités reconnus aux ambassades. Par contre, d’un point de vue purement objectif, elles déploient des activités qui ne diffèrent guère de celles actuellement dévolues aux ambassades et autres missions diplomatiques.

Le Consulat

C’est une structure administrative non diplomatique qui s’occupe sur le territoire du pays d’accueil, des questions liées aux intérêts du pays d’envoi en particulier les questions consulaires, commerciales, culturelles, maritimes, administratives, etc.

Les représentations commerciales

Elles sont établies dans les capitales où l’État d’envoi n’a pas de mission diplomatique.

Les bureaux de coopération

Il s’agit des structures administratives installées par l’État d’envoi dans le pays où il n’a pas ouvert une ambassade. Ces bureaux s’occupent généralement de la mise en œuvre et du suivi des projets de coopération ou de la promotion commerciale. Au Bénin, il existe le bureau de coopération de la Suisse et le bureau de liaison du Togo.

Les différents chefs de mission diplomatique

Les chefs de mission diplomatique étaient autrefois connus sous l’appellation d’ « Agents diplomatiques » ou de « Ministres publics ». L’article 14 de la Convention de Vienne de 1961, les désigne par le terme « Chefs de Mission », tout en les répartissant en trois classes :

Les Ambassadeurs

On les retrouve à la tête des ambassades ; cette classe regroupe également les Nonces et Pro-Nonces ainsi que les Hauts commissaires et les Représentants permanents

Les Ministres

Classe qui a pratiquement disparu regroupant les Ministres, les Envoyés et Inter-Nonces, accrédités auprès des chefs d’État.

Les Chargés d'Affaires

Concerne les Chargés d’Affaires accrédités auprès des Ministres des Affaires Etrangères. Mais, on en voit de moins en moins. Ceux que l’on observe le plus dans certaines représentations diplomatiques, sont les « Chargés d’Affaires ad interim », qui assurent l’intérim du Chef de mission en cas d’absence. Le Chargé d’Affaires ai, a l’obligation de compte-rendu envers son supérieur hiérarchique dès le retour de celui-ci dans l’ambassade.

Les Chargés d’Affaires en pied

Le Chargé d’Affaires en pied est nommé pour s’occuper de la mise en place des infrastructures indispensables au bon fonctionnement d’une ambassade en cours d’installation. Le Chargé d’Affaires en pied cède la place à l’Ambassadeur dès l’arrivée de ce dernier sur le territoire d’accueil.  

Les différentes activités de l’ambassade et les membres de l’équipe de la représentation diplomatique

Les activités qui se mènent au sein d’une ambassade sont de plusieurs ordres. Elles sont réparties en fonction de la qualification des agents qui y travaillent sous la direction du Chef de mission.

Les activités

Elles varient en fonction de la taille de l’ambassade et des sujets qui dominent les relations bilatérales existantes entre les États. Nous évoquerons tour à tour :

  • les affaires politiques ;
  • les affaires juridiques ;
  • les affaires économiques et commerciales ;
  • les affaires touchant à l’information et à la presse ;
  • les affaires culturelles ;
  • les affaires consulaires ;
  • les affaires militaires ;
  • les affaires administratives et financières ;
  • les activités du protocole ;
  • les attachés de chiffres' ;
  • les autres fonctions spécifiques de l’ambassade.

Les affaires politiques

Les relations qui liaient les chefs d’État entre eux étaient basées sur des considérations d’ordre politiques. En effet, elles étaient à l’origine de l’ouverture de nombreuses ambassades et permettaient de soutenir et de consolider les liens d’amitié qu’entretenaient entre eux les souverains de deux ou de plusieurs États. Mais de nos jours, l’extension des domaines d’activités de l’ambassade a sensiblement diminuée l’importance des affaires au profit des dossiers de coopération économique, politique, ainsi que des intérêts certains. Il y a lieu de noter toutefois que les affaires politiques continuent de jouer un rôle prépondérant dans le règlement des conflits et dans le déblocage de certains dossiers de coopération qui existent entre les États. Il convient de noter, qu’au sein d’une ambassade se traitent des questions d’actualité politique (situation politique intérieur des États) et des questions liées à l’actualité internationale (rivalités politiques entre États, conflits, réunions des États dans le cadre d’une organisation régionale ou internationale) ; le Ministre conseiller ou le premier conseiller et dans certains cas, le deuxième conseiller, connaissent de ces questions dans les représentations diplomatiques.

Les affaires juridiques

Elles ont trait à toutes les questions liées au droit dans les négociations des accords avec le pays d’accueil ou avec les pays de la juridiction. Les questions juridiques concernent aussi les références aux conventions internationales, les préparations intellectuelles des visites d’État ou de personnalités politiques de haut rang dans le pays d’accueil. Les affaires juridiques sont souvent traitées au sein de l’ambassade par le premier collaborateur du chef de mission en charge des affaires politiques.

Les affaires économiques et commerciales

Au regard de la convention de Vienne de 1963, sur les relations consulaires, les affaires commerciales relevaient de la compétence exclusive des consulats. Mais de nos jours, elles constituent un des domaines les plus importants des activités de la plupart des ambassades. Les relations diplomatiques sont appelées à développer l’économie de leurs pays d’envoi et à consolider les liens politiques de ces derniers avec l’État d’accueil. Pour y parvenir, trois moyens d’action peuvent être mises en œuvre :

  1. le renseignement économique et l’étude du marché (recherche des besoins locaux, informations précises sur les produits du pays d’envoi) ;
  2. la promotion commerciale (publicités à faire pour mieux faire connaître les produits, participation aux foires et expositions) ;
  3. la politique commerciale (négociations à mener avec les autorités locales, négociations du service après vente).

Les agents en charge des affaires économiques et commerciales dans les ambassades, sont soit le Ministre conseiller, soit le premier conseiller ou le deuxième conseiller (tout depend de la taille de l’ambassade).

Les affaires touchant à l’information et à la presse

Dès son arrivée en poste, l’une des tâches primordiales du Diplomate est la recherche de l’information. En effet, le Diplomate a pour mission de faire connaître son pays à l’étranger, de répandre des opinions et des idées, et de tenter de faire triompher le point de vue et l’intérêt de son gouvernement dans l’État d’accueil. Autrefois, c’était l’information politique qui intéressait les diplomates ; mais de nos jours, tous les aspects de la vie nationale du pays d’accueil sont analysés et étudiés, en vue des propositions concrètes à faire à la centrale(MAE). Les agents qui s’occupent de l’information et de la presse dans les ambassades, sont soit des généralistes (diplomates), soit des spécialistes (journalistes) ; ils portent le titre de « Conseillers ou d’attachés de presse ou même d’attachés culturels. »

Les affaires culturelles

Elles constituent l’une des principales activités d’une représentation diplomatique dans le pays d’accueil. En effet, l’agent qui a en charge les affaires culturelles, a pour mission de faire connaître dans l’État d’accueil, les divers aspects de la culture de son pays ; notamment :

  • la civilisation ;
  • l’histoire ;
  • les sciences ; etc.

Pour y parvenir, des moyens d’action peuvent être mises en œuvre, à savoir :

  • l’organisation des conférences, des expositions et des publications ;
  • l’installation des bibliothèques ;
  • l’ouverture des centres culturels.

Mais, force est de constater que dans la pratique, seuls les pays développés ou nantis peuvent doter leurs représentations diplomatiques ou consulaires de ces moyens. S’agissant des pays du tiers-monde pour la plupart, y compris le Bénin, les affaires culturelles relèvent du domaine consulaire et représentent un champ d’activité qui touche presque exclusivement un groupe faisant parti des nationaux de l’État d’envoi, à savoir : les étudiants boursiers ou non. Ainsi, les activités inhérentes à ces affaires sont essentiellement d’ordre administratif et financier ; c’est-à-dire, la « gestion des bourses et des carrières des étudiants ». Par ailleurs, les affaires culturelles peuvent s’étendre aussi aux relations de coopération dans certains domaines tels que :

  • l’éducation, l’enseignement, l’art ;
  • la radio, la télévision, le cinéma et le sport, etc.

Des accords bilatéraux ou multilatéraux sont signés à ce sujet.

Les affaires consulaires

L’une des activités dévolues au consulat, constitue, les affaires consulaires. Cependant, de nos jours, l’on constate aussi aisément que ces activités figurent en bonne place dans les dossiers que traitent les ambassades. Il convient de souligner néanmoins que s’agissant des relations diplomatiques, le champ territorial des activités qui s’y déroulent ne s’étend pas toujours à l’ensemble du pays d’accueil. Ils se limitent pour la plupart du temps, si non généralement à la capitale ou une portion déterminée de territoires, lorsque le pays possède des consulats dans d’autres villes (exemple : ambassades établies dans les grandes puissances : France, Allemagne, États-Unis, etc.) En application de l’article 5 de la convention de Vienne de 1963, les fonctions consulaires que l’on retrouve dans les activités des ambassades sont les suivantes :

  1. La protection des intérêts de l’État d’envoi et de ceux de ses ressortissants, qu’il s’agisse des personnes physiques ou morales ; d’où la nécessité de délivrance des passeports et visas.
  2. l’immatriculation de ces ressortissants, matérialisée par la délivrance à leur profit des cartes consulaires ;
  3. l’enregistrement des naissances ;
  4. la célébration des mariages ;
  5. la légalisation des documents ou actes notariaux ;
  6. la transmission des actes judiciaires et l’exécution des commissions rogatoires ;
  7. l’assistance à porter aux ressortissants traduits devant les tribunaux.

La plupart de ces tâches peuvent être exécutées par un personnel non diplomatique en l’occurrence, un agent de chancellerie ou un fonctionnaire administratif. Mais de nos jours, la pratique couramment observée, permet de constater qu’un même diplomate peut être affecté indistinctement, à une ambassade ou un consulat. Il prend alors le titre de conseiller ou de « secrétaire aux affaires consulaires ». Au sein de certaines ambassades du Bénin à l’étranger, on retrouve des conseillers chargés des affaires consulaires et des communautés ; particulièrement dans les ambassades accréditées auprès des pays où résident un nombre important de ressortissants béninois.

Les affaires militaires

Parmi les activités reconnues aux missions diplomatiques installées dans les grandes capitales, les affaires militaires occupent une place prépondérante. Autrefois en effet, avec les énormes progrès réalisés dans les différents domaines militaires, du fait des conflits internationaux, les États donnaient la préférence à l’accréditation des militaires en qualité d’ambassadeur ou la désignation des spécialistes pour assister l’Ambassadeur civil. Mais au fil des années, c’est cette seconde pratique qui a prévalu finalement dès le milieu du XIXe siècle. Les attachés militaires sont apparus comme membres réguliers et permanents de l’équipe de l’ambassade. Les attachés militaires s’occupent de tout ce qui est lié à la coopération militaire entre l’État d’envoi et l’État d’accueil. Ils veillent à la mise en œuvre des accords militaires signés entre les deux pays et négocient les stages de perfectionnement au profit des officiers militaires des pays en voie de développement. 8°) Les affaires administratives et financières Le service des affaires administratives et financières constitue une structure fondamentale, pour l’épanouissement à bon escient de toute représentation diplomatique. En effet, ces affaires concernent essentiellement le suivi de la carrière des agents affectés à l’ambassade d’une part, les dépenses du personnel ainsi que les dépenses liées au fonctionnement du poste d’autre part. L’agent en charge des affaires administratives, est le chef de chancellerie. Il est assisté dans la gestion financière de la représentation, d’un attaché financier. 9°) Les activités du protocole Il existe au sein des grandes ambassades, un chargé du protocole et dont le responsable s’occupe de : -l’organisation des visites ou réceptions officielles du chef de mission ; -l’accueil des personnalités ou dignitaires de haut rang du pays d’envoi sur le territoire du pays de résidence. Il est aussi appelé à organiser les cérémonies officielles au sein de l’ambassade, à savoir : -les fêtes nationales ; -les célébrations de mariage ; -les réunions du corps diplomatique ; etc. 10°) Les attachés de chiffres Ils exercent au sein de certaines ambassades, les activités de déchiffrage des messages codés à caractère confidentiel reçus du département ou adressés à la centrale. Il en est de même des messages adressés par l’ambassade à la centrale et dont la sensibilité nécessite qu’ils soient codés. On retrouve aussi dans certaines ambassades des opérateurs radio. Il s’agit particulièrement des représentations diplomatiques installées dans certains pays africains ( Nigéria, Côte d’Ivoire, Niger, Ghana, RDC, etc.)

Les autres fonctions spécifiques de l’ambassade

On retrouve dans certaines ambassades des :

  • attachés de sécurité ;
  • attachés scientifiques (énergies atomiques, affaires spatiales) ;
  • attachés économiques (chargés de la promotion des relations de coopération en matière de pétrole, transport, aviation civile, etc.)

La composition du personnel de l’ambassade

Dans une mission diplomatique, le premier responsable est le chef de mission. Il est assisté dans sa tâche par ses collaborateurs qui sont en fonction de la taille de la représentation :

  • les ministres conseillers ';
  • les conseillers ;
  • les secrétaires, les attachés ;
  • les chanceliers et interprètes ; etc.

De nombreuses ambassades comptent également :

  • les attachés militaires, navales ou de l’air ;
  • des conseillers commerciaux, financiers, culturels, de presse, etc.

Aspect général

En raison du grand nombre et de l’extrême variété des ambassades, on peut affirmer qu’il est pratiquement impossible d’établir une liste idéale d’un personnel normalement composé. La première raison tient au fait que l’ambassade ne se conçoit pas sans un chef accrédité par l’État d’envoi auprès de l’État accréditaire. Aussi la présence d’un Ambassadeur à la tête d’une ambassade est-elle généralement considérée comme l’un des traits typiques de tout personnel ou de toute équipe normalement constituée.

La deuxième raison est inhérente à l’efficacité administrative et part du principe selon lequel, ce sont les missions assignées à l’ambassade qui justifient la création d’une ou de plusieurs fonctions. En effet, l’on peut aisément constater que, c’est la nature des affaires que traite l’ambassade : affaires politiques, économiques, commerciales, consulaires ou militaires, etc., qui permet d’opérer le choix des différentes catégories de collaborateur du chef de mission. De même, il convient de souligner que la nature et l’étendu des fonctions de l’ambassade diffèrent d’un État d’envoi à un autre et pour un même État d’envoi, d’une capitale d’accueil à une autre. Sans risque de se tromper, l’on peut conclure qu’en général, une équipe normalement constituée peut comprendre :

a) L’Ambassadeur qui est le chef de mission ;

b) Le personnel diplomatique :

  • les Ministres conseillers ;
  • les Conseillers ;
  • les premiers conseillers ;
  • les deuxièmes conseillers ;
  • les premiers secrétaires, les chefs de chancellerie et dans une certaine mesure, les attachés.

c) Le personnel administratif et technique :

  • Secrétaires dactylos ou à la saisie ;
  • Archivistes, comptables, documentaristes, techniciens, chauffeurs, huissiers (employés chargés d’annoncer et d’introduire les visiteurs ou les personnalités).

d) Le personnel de service : qui fait partie des membres de la mission. Il est encore appelé personnel de soutien.

e) Le personnel local. Encore appelé « Recrutés locaux ambassade », qui comprend le jardinier, l’interprète, la femme de ménage de la chancellerie, le gardien, etc.

Du point de vue des usages protocolaires, les titres et rangs des différents membres de l’équipe ou du personnel de l’ambassade se présente comme suit :

  • dans les grandes ambassades ou grandes capitales, le premier collaborateur de l’Ambassadeur est généralement, le premier conseiller ou le Ministre conseiller, qui s’occupe des affaires juridiques et politiques ;
  • dans les ambassades de rang inférieur ou dans d’autres capitales le premier collaborateur peut être un conseiller tout court ou un premier secrétaire.

Un rang inférieur à ce dernier empêcherait ce dernier d’entreprendre sur le plan des principes certaines démarches au niveau souhaité ; notamment le jour où il sera chargé d’affaires ad interim. Les autres membres du personnel diplomatique se répartissent les autres fonctions au sein de la représentation.

2°) Le cas du Bénin

Le profile du personnel devant exercé dans les ambassades et consulats du Bénin à l’étranger, ainsi que les autres fonctions correspondantes, sont fixées par l’arrêté n°004/MAEIA/DC/SGM/DA/DAJDH, du 18 avril 2008, qui règlement les fonctions dans les personnels diplomatiques et consulaires.

L’effectif du personnel et la gestion de l’ambassade

L’effectif du personnel d’une ambassade dépend de plusieurs facteurs en général que sont :

  • la politique extérieure du pays d’envoi ;
  • la taille et la puissance du pays accréditant ;
  • la taille et l’importance de la représentation diplomatique ;
  • le volume des relations bilatérales et multilatérales et surtout, les objectifs que vise le pays accréditant auprès du pays accréditaire.
   1°) Le cas du général

Pour déterminer l’effectif du personnel de leurs représentations diplomatiques à l’étranger, certains pays ont recours à l’approche rationnelle. Ainsi, ils opèrent une classification des ambassades en fonction de leur taille :

  • ambassades de grande taille ;
  • ambassades de taille moyenne ;
  • ambassades de petite taille.

Il convient de souligner que chaque État est libre d’organiser sa représentation diplomatique à l’étranger comme il l’entend. De même, il est loisible à chaque pays d’évaluer à sa manière, l’importance de ses ambassades à l’étranger. Ainsi, certaines ambassades des États-Unis d’Amérique, peuvent compter au-delà de 1000 voire 1500 agents ; tandis que, pour un pays en voie de développement, une grande ambassade ne représente généralement qu’un effectif de 30 à 40 agents, toute catégorie confondue.

Les ambassades de taille moyenne possèdent un nombre relativement modeste, tandis que l’équipe des plus petites représentations diplomatiques peut comprendre :

  • un Ambassadeur résident dans le pays d’accueil, secondé d’un diplomate généraliste ou spécialiste ;
  • d’un personnel administratif et de service réduit.

2°)Le cas de la République du Bénin Pour sa part, le Ministère des Affaires Etrangères du Bénin a procédé à une classification particulière de ses missions diplomatiques et consulaires à l’Etranger. La nouvelle organisation est consacrée par l’arrêté 2008-012/MAEIAFBE/DC/SGM/DA/DAJDH, du 18 avril 2008. Contrairement au cas général, les postes diplomatiques sont classés par compétence bilatérale, multilatérale ou mixte avec les effectifs correspondants, qu’il s’agisse de la zone Afrique, la zone Asie, la zone Europe ou la zone Amérique. B°) La gestion de l’ambassade La gestion saine d’une représentation diplomatique, ne peut se définir sans qu’il ne soit possible de mettre un accent particulier sur une organisation de ses structures internes, un traitement efficace et accéléré du courrier dans son ensemble, ainsi qu’un suivi régulier des différentes activités qui se déroulent au sein de cette ambassade. À toutes ces rigueurs, il convient d’ajouter la transparence, dont les différents responsables se doivent de faire preuve dans la gestion des finances et du matériel mises à la disposition de l’ambassade par les autorités d’envoi. Dans le cadre du présent volet, nous aborderons tour à tour les éléments fondamentaux qui président à une bonne gestion de la représentation diplomatique.

    1°) La division du travail

La division du travail dans une représentation diplomatique présente ou répond à deux facteurs fondamentaux que sont : -la nature et l’étendue des tâches assignées à cette représentation diplomatique ; -l’effectif et les compétences du personnel qui y exerce. Lorsqu’on considère la diversité des situations qui se présente à ce niveau, il y a lieu d’examiner les cas en fonction, du regroupement classique des ambassades. a)S’agissant des ambassades à effectif très élevé et élevé, et qui sont appelées à s’occuper de façon importante des domaines d’activité que connaît la pratique diplomatique contemporaine des affaires :

  • politiques et juridiques ;
  • économiques et commerciales ;
  • culturelles et consulaires ;
  • d’information et de presse ;
  • administratives et financières ; doivent être structurées en sections ou services. Ceux-ci à leur tour peuvent être subdivisés en divisions si le volume des affaires l’exige.

b) Pour les ambassades à effectif moyen, appelées à s’occuper de façon principale de quelques dossiers seulement des activités diplomatiques, les membres du personnel seront réparti en quatre services traitant des affaires :

  • politiques et juridiques ;
  • économiques et commerciales ;
  • culturelles et consulaires ;
  • administratives et financières ; etc.

Ces attributions dans l’ensemble ne diffèrent pas de celles observées dans la première catégorie, à savoir, les ambassades à effectif très élevé et élevé. La seule nuance est que très souvent, chacun de ces services se verra adjoindre des tâches supplémentaires relevant d’autres domaines et qui seront considérées comme secondaires ou supplémentaires. c)Quant aux ambassades à effectif réduit, la division du travail est beaucoup plus souple. Ainsi, qu’il s’agisse de l’ambassadeur ou de tout membre de l’équipe, le personnel est souvent amené à s’investir dans différents domaines à la fois. À titre d’exemple, une partie de l’équipe technique et administrative se verra souvent charger de certaines tâches qui normalement sont confiées aux membres du personnel diplomatique de l’ambassade. Il y a lieu de préciser que toute répartition du travail, entraine forcément une distribution rationnelle des attributions entre les membres diplomatiques en particulier et le personnel de l’ambassade en général. La définition claire des fonctions de chacun s’avère indispensable, afin que les responsabilités d’exécution et de contrôle, soient bien comprises et ne prêtent à aucune confusion. Par ailleurs, les pouvoirs de délégation doivent être bien précisés (par exemple, cas d’absence du chef de mission). De même que si cela s’avère nécessaire, le travail de chacun doit être connu d’au moins une autre personnelle, qui pourrait le continuer en cas de besoin (maladie ou tout autre empêchement). En cas de conflit entre l’ambassadeur et le ministre conseiller l’ambassadeur se dot de respecter la hiérarchie en cas d’absence. C’est pourquoi l’on dit qu’en matière de délégations de pouvoir la hiérarchie ; doit être suivi elle ne tient pas compte de problèmes personnelles.

   2°) La direction du travail

Elle constitue l’organe d’orientation et de suivi des activités de la représentation diplomatique. Pour qu’une ambassade fonctionne à bon escient, elle doit être tenue par un personnage unique, en l’occurrence l’Ambassadeur. Mais, pour que ce dernier assume pleinement ses fonctions, deux conditions méritent d’être réunies : a)la première tient du fait, qu’il appartient à l’État de sauvegarder l’autorité de l’Ambassadeur sur l’ensemble des membres du personnel, ainsi que sa position dominante en son sein. En effet, il peut arriver que dans certaines ambassades d’une grande importance, l’Ambassadeur soit amené à déléguer une partie de ses pouvoirs, mais cela ne signifie pas de ce fait, qu’il ait renoncé à son autorité vis-à-vis de ses collaborateurs. De même, quelques membres de l’équipe peuvent provenir de certains ministères autres que celui des Affaires Etrangères, tout en manifestant la volonté de ne dépendre que de leurs supérieurs hiérarchiques restés au pays et à qui ils préféreraient rendre compte régulièrement de leur mission. Il appartient à la centrale de remédier à cette situation. b) la deuxième condition résulte de la première. En effet, il est du devoir personnel de l’Ambassadeur d’avoir sa direction et son prestige au sein de l’ambassade. Une telle direction n’a cependant rien à voir avec un autoritarisme formaliste et bureaucratique. De même, l’autorité ne consiste pas nécessairement à donner des ordres de façon intempestive et à tout signé, mais à diriger le plus intelligemment possible. Il existe dans tout service administratif, deux façons de diriger : -l’une partant du haut vers le bas, c’est la méthode dépendante ; -l’autre ascendante, qui va de bas en haut. Cette dernière méthode est la plus recommandée, parce qu’elle permet à l’Ambassadeur de s’appuyer mieux et davantage sur les membres de son équipe, quel que soit sa compétence, sa sagesse et son expérience personnelle.

 3°) La coordination

La coordination constitue l’un des aspects de l’organisation d’une représentation diplomatique. Elle concerne les ambassades dont les activités sont à prédominance croissante, et comportant un effectif de personnel assez élevé ; mais aussi les ambassades à effectif moyen ou restreint. Perçue comme un agencement d’activités diverses dans un but déterminé, elle permet au chef de mission ou à son principal collaborateur à qui il aura provisoirement délégué une partie de ses attributions, de faire le point de l’évolution des dossiers en instance au niveau des services de l’ambassade. Il s’agit notamment sur la base du travail en cours : -de communiquer les informations ou instructions nouvelles émanant du département ; -de faire une analyse et d’apprécier l’évolution de la situation actuelle ; -d’échanger des informations ou opinions utiles ; -de définir un plan général ; -de contrôler et d’évaluer les décisions opérationnelles. La coordination peut aussi se faire au niveau du travail collectif. Il s’agit en l’occurrence des démarches à entreprendre dans l’État d’accueil, auprès des ministères ou services, ou une mission assignée à la centrale ou dans le cadre des dispositions à prendre en vue de la préparation d’une visite officielle d’une délégation de haut rang du pays d’envoi auprès du pays d’accueil.

   4°) La gestion des hommes

La bonne tenue d’une représentation diplomatique dépend en grande partie du rôle que jouent les hommes dans les différentes activités que l’on y déploie au quotidien. En effet, si l’Homme est au centre de tout développement, il se doit de prouver par son labeur, sa capacité à insuffler son dynamisme dans la structure au de laquelle il évolue. L’Ambassadeur et ses collaborateurs immédiats : Ministre conseiller ; premier conseiller ; deuxième conseiller, pour ne citer que ceux-là, constituent les piliers intellectuels de la représentation diplomatique. L’essentiel de la mission assignée à l’ambassade, leur incombe. Cependant, la réussite de cette mission dépend en partie des autres membres du personnel à savoir : -le personnel administratif ; -le personnel local ; -le personnel de service ; qui, dans leur diversité, œuvrent pour la bonne marche du travail (chacun dans son domaine), au sein de la représentation diplomatique. Pour prévenir toute incompréhension éventuelle, l’utilisation des véhicules administratifs de la représentation, doit respecter les dispositions des textes en vigueur. Dans l’ambassade, l’Ambassadeur est le chef de mission. Il lui revient la lourde responsabilité de diriger le personnel de l’ambassade, de répartir les tâches à exécuter par chacun des membres avec des directives précises et d’exercer le contrôle au moment opportun. Dans d’autres ambassades à grand effectif, le Ministre conseiller peut déléguer des pouvoirs limités à l’un de ses collaborateurs pour l’aider dans sa lourde besogne. Mais, l’agent désigné a le devoir de lui faire un compte-rendu régulier sur la mission qui lui ait confiée. La gestion des hommes est une tâche délicate qu’il convient d’exercer avec autant de tact, d’habileté, de rigueur que d’esprit de responsabilité. La bonne ambiance doit régner à tous les niveaux, dans la mesure du possible. Le travail doit être la motivation de tous ; et aucun agent n’a le droit de s’y déroger. Tout manquement à la hiérarchie doit être sanctionné et signalé au département par un rapport circonstancié.

   5°) La gestion des crédits et des ressources de l’ambassade

Pour le fonctionnement de ses services, l’ambassade reçoit du département des crédits dont les montants prévus aux différentes rubriques lui sont communiqués par courrier officiel. Par ailleurs, la représentation diplomatique génère de son côté des ressources provenant des prestations consulaires. a)Les crédits L’ambassade étant une structure administrative, elle a besoin pour son épanouissement d’une dotation financière pouvant assuré son fonctionnement. C’est ce qui explique l’affectation régulière à son profit des crédits en provenance du département. Ces crédits dits de fonctionnement, qui font l’objet de transfert trimestriel par certains pays et semestriel par d’autres, sont pour la plupart destinés : -au paiement des salaires des agents ; -au paiement des loyers ; -à l’entretien du matériel roulant ; -au paiement des différentes factures d’électricité, d’eau, de téléphone, etc. La célébration des fêtes nationales, l’acquisition de nouveaux matériels roulants, de mobiliers ou toutes autres infrastructures indispensable au bon fonctionnement de la représentation, font le plus souvent, l’objet de délégation spéciale de crédits. L’agent en charge des affaires financières au sein de l’ambassade, dispose aussi dans les dont il a la gestion, d’une caisse de menues dépenses de montant modeste devant servi à couvrir les dépenses de moindre importance. Il est assisté dans sa charge d’un attaché financier qui tient le livre journal de la représentation. L’Ambassadeur est l’ordonnateur du budget de la représentation diplomatique. À ce titre, il est appelé à suivre le chancelier (qui est le gestionnaire), la régularité des dépenses effectuées. Un rapport financier portant sur les crédits alloués dans la gestion, est adressée régulièrement au département. À la fin de chaque année, le rapport financier établi pour être expédier au département, doit fait état des difficultés rencontrées dans la gestion des fonds alloués, difficultés liées soit à l’insuffisance des crédits, soit au coût de la vie ou à la hausse des prix des produits dans le pays d’accueil. Des propositions concrètes doivent être alors faites pour l’augmentation desdits crédits dans les proportions souhaitées. b) Les recettes consulaires Elles sont issues des différentes prestations du service consulaire de l’ambassade. En effet, la délivrance des passeports et des cartes consulaires au profit des compatriotes béninois, des visas à tout étranger désireux de se rendre au Bénin, de même que la légalisation des pièces d’État civil ou de tout autre document administratif ou particulier, nécessite le paiement des droits de timbre qui sont comptabilisés par le responsable des affaires financières de la représentation. Ces fonds sont transférés au fur et à mesure de leur importance au département accompagnés d’une comptabilité séparée. Leur utilisation est décidée de concert avec le Ministère des Finances et de l’Economie dans la proportion suivante : -50‰ pour le MEF ; -50‰ pour le MAE, dont 30 ‰ pour l’ambassade. 6°) La gestion du patrimoine de la représentation On entend par « patrimoine d’une ambassade », l’ensemble des biens meubles et immeubles appartenant à cette représentation. Ainsi, on regroupe dans ce cadre : -le bâtiment qui abrite la chancellerie de la représentation diplomatique ; -la résidence de l’Ambassadeur ; -le matériel roulant ; -les archives ; -les résidences des agents ayant fait l’objet d’un bail emphytéotique ; -les appareils électroniques ; -les immeubles acquises ; etc. Ce patrimoine mérite d’être en bon état d’usage. Le chef de mission de même que les agents qui l’utilisent au quotidien, sont appelés à bien y veiller. L’attention du département doit être de temps en temps appelée sur la vétusté des bâtiments en vue de leur restauration, ou sur l’amortissement du matériel roulant et des appareils électroménagers en vue de leur renouvellement. Il convient de préciser que l’image de marque du pays d’envoi se lit à travers l’état de son patrimoine sur le territoire du pays d’accueil. C’est pourquoi, il convient d’y apporter tout le soin nécessaire, en sollicitant du département des crédits à cette fin. De plus, tous les éléments du patrimoine de la représentation doivent être consignés dans un document adressé périodiquement à la centrale et mention en sera faite de leur état physique. 7°) Traitement et classement des dossiers Les échanges de correspondances entre l’ambassade et la centrale, ou entre l’ambassade et les autorités du pays d’accueil sur une affaire donnée, aboutissent toujours à l’ouverture d’un dossier que l’agent concerné doit garder avec précaution dans le placard ou l’armoire de son lieu de travail. Le dossier constitue en effet le cœur et la mémoire de toute entité administrative et partant de toute ambassade : -d’une part, il fournit le matériel nécessaire au travail de chacun ; -d’autre part, il permet de se renseigner sur une affaire donnée aussi bien sur son histoire que sur la situation. Par ailleurs, il est créé au secrétariat de toute ambassade bien organisée une section « chrono », où sont classées par ordre chronologique et par année, les souches de toutes les correspondances administratives échangées entre l’ambassade et les différentes structures extérieures. Le classement doit se faire en fonction : -les lettres simples ; -les lettres confidentielles ; -des messages faxés ; -les notes verbales ; -des messages radio, télex, etc. Pour éviter toute perte ou manipulation quelconque des courriers, il est toujours souhaitable que la section chrono soit installée au secrétariat particulier de l’ambassade ou dans tout autre endroit sécurisé et bien gardé ou se trouve conserver aussi bien les messages confidentiels ou chiffrés, que les noteséchangées entre souverains par le truchement de la représentation diplomatique. 8°) La documentation Elle est un outil de travail indispensable à toute ambassade, aussi pour l’information générale du personnel, que pour le travail au quotidien. Elle concerne divers domaines utiles pour l’ambassade. Notamment : -le domaine politique ; -le domaine économique et commercial ; -le domaine d’informations. La documentation étant constituée de journaux, de périodiques, de magazines ou d’extraits d’informations obtenus sur l’internet ; il convient de l’a conservée dans un endroit propice. Par ailleurs, il est recommandé de renouveler les journaux et les périodiques, afin de permettre aux lecteurs d’avoir sous la main, les informations actuelles. De plus, elle doit être entretenue de manière à pouvoir y accéder facilement et à reclasser les documents consultés après lecture. À ce propos, il est souhaitable que soit créée au sein de l’ambassade une bibliothèque dotée si possible, comportant des fichiers régulièrement alimentés et mise à jour.


Conclusion générale À travers la présente étude, nous avons tenté d'appréhender le rôle que peut jouer une représentation diplomatique dans le développement politique, économique, social et culturel d’un pays. Intermédiaire incontournable dans la gestion des relations entre États d’une part, ou entre les États et les Institutions Internationales d’autre part, l’ambassade se positionne comme la structure la mieux adaptée pour la défense des intérêts des pays qu’elle représente à l’étranger. Son organisation, sa vitalité et son dynamisme peuvent contribuer au renforcement des liens d’amitié et de coopération l’État accréditant et l’État accréditaire, ou entre l’État accréditant et ses partenaires étrangers. Mais, pour que ces objectifs soient atteints, deux conditions doivent être remplies : -la nécessité d’une organisation adéquate au sein de la représentation du travail ; -la gestion saine et orthodoxe de toutes les structures qui la compose.

Symbole de la souveraineté de l’État à l’extérieur, la représentation diplomatique doit être pour les Diplomates qui y exercent, un corset convivial où les différentes activités qui occupent chaque acteur se déroulent à bon escient et selon les règles établies. La réussite de la mission dont l’ambassade est investie de la part de son pays, doit être la boussole qui oriente chaque jour ses actions vers les pays de sa juridiction. Dans cette œuvre noble, l’homme occupe une place de choix. Ainsi, le rôle du personnel dans l’atteinte des objectifs fixés est déterminant. C’est pourquoi il y a lieu de le sensibiliser, de l’organiser et de le motiver, pour cette mission d’ensemble dont la finalité est de faire est de faire bénéficier au pays d’envoi, les acquis d’une coopération multidimensionnelle porteuse d’avenir, même surtout d’actes concrets à inscrire au palmarès de la réalisation des projets socio-économiques.

Références