Projet de mise en place d'un ERP
| Faculté | Faculté d'économie et de management |
|---|---|
| Département | Services généraux GSEM |
| Professeur(s) | Jolita Ralyte[1] |
| Cours | Gestion de projet |
Lectures
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) : il est composé d'un ensemble de modules applicatifs qui visent à couvrir l'ensemble des fonctions de l'entreprise.
Il existe deux types d'ERP :
ERP Propriétaires : achat d'une licence
- Marché mondial :
- SAP
- ORACLE (PEOPLESOFT)
- SAGE
- MICROSOFT
- INFOR ERP (BAAN, LAWSON)
- En Suisse :
- ProConcept ERP
ERP open source
- Marché mondial :
- Odoo (OpenERP)
- ADempierre
- Compiere
- ERP5
- Jfire
- Ofbiz
- OpenBravo
- Opentaps
- Weberp
- xTuple
Caractéristiques d'un ERP
Un système ERP :
- couvre plusieurs fonctions de l'entreprise
- inclut un entrepôt de données central
- comporte plusieurs modules interconnectés
- permet un accès direct à l'entrepôt de données
- est développé et vendu par un seul fournisseur
- est adaptable aux besoins spécifiques de l'entreprise
Atouts d'un ERP :
- On espère retirer d'un ERP une économie par rapport à une solution spécifique, généralement plus coûteuse.
- On cherche à s'appuyer sur un schéma sous-jacent des flux, propre à un ERP, pour mener une opération de reconfiguration des processus.
- On cherche à limiter la redondance des informations et leur gestion à de multiples endroits en visant l'unicité de l'information.
- On veut généraliser les mises à jour en temps réel.
- On recherche un logiciel garantissant une totale traçabilité des informations.
- On attend une couverture fonctionnelle importante et cohérente.
Principales raisons de la mise en place d'un ERP
Intégrer toutes les informations financières
- améliorer la gestion des finances
- mieux comprendre la performance de l'entreprise
Intégrer toutes les informations sur les commandes client
- gérer tout le cycle de vie d'une commande
- coordonner la production, l'inventaire et la livraison
- améliorer la satisfaction des clients
Standardiser et accélérer les processus de fabrication
- augmenter la productivité
- synchroniser le travail de différents départements
- améliorer la visibilité des processus de fabrication
Réduire l'inventaire
- des matières et des composants utilisés pour la production
- des produits réalisés
Standardiser les informations RH
- gérer les compétences et les qualifications des employés
- informer les employés sur les services, les formations et les avantages
- gérer les présences/absences
Améliorer la planification
- de l'achat du matériel, de la production, des ventes
Assurer la qualité
- mieux maîtriser tous les processus métier.
Projet ERP
Objectif : mettre en place un système ERP pour une partie des activités de l'entreprise
Problème à résoudre : trouver une adéquation entre les fonctions proposées par les ERP et les processus métier de l'entreprise.
Les stratégies projet ERP
Big Bang : le plus ambitieux et le plus difficile des projets ERP
- l'entreprise rejette tous les systèmes existants et installe un nouveau système ERP
- le projet nécessite une mobilisation de toute l'entreprise
- la couverture fonctionnelle n'est pas toujours satisfaisante.
Franchising strategy : concerne les grandes entreprises ayant des unités économiques relativement indépendantes
- des systèmes ERP indépendants (instances d'ERP) sont installés dans chaque unité reliant seulement les processus communs tels que la gestion financière à travers toute l'entreprise
- souvent, un projet pilote est réalisé dans une unité, qui est ensuite utilisé comme un exemple pour installer les instances ERP dans les autres unités.
Slam-dunk : concerne les petites entreprises qui achètent seulement quelques modules d'un ERP
- le projet se concentre sur quelques processus clefs d'un ERP, par exemple le processus contenu dans le module "Finances" ou "Production" d'un ERP
- l'entreprise envisage d'acheter progressivement d'autres modules du même ERP si son évolution le permet
On-Demand- Nibble : concerne l'achat des services en ligne (SaaS) pour différents processus d'entreprise
- plus rapide à implémenter (il n'y a pas d'installation)
- les mises à jour sont plus faciles et plus rapides
- l'abonnement par mois et par utilisateur est moins cher que le coût d'implémentation sur place
- les grandes entreprises sont encore réticentes à stocker leurs données sensibles sur les serveurs des tiers
Démarche de mise en place d'un ERP
Étude d'opportunité
C'est la définition des grandes lignes du projet, où on fait le choix des fonctions à couvrir.
Exemples :
- la gestion comptable est financière
- le contrôle de la qualité
- la gestion de la production
- la gestion des achats
- la gestion des stocks
- l'administration des ventes
- la gestion des ressources humaines
- la paie du personnel
- etc
Choix d'un ERP
Étape 1 : la présélection
Une étude du marché, fondée sur des critères de sélection préalablement établis qui déterminent le choix selon les caractéristiques de l'ERP : stratégiques, fonctionnelles, technologiques, techniques, commerciales.
Étape 2 : la sélection
Contacts commerciaux avec les fournisseurs des ERP présélectionnés, visites de leurs sites, analyse des solutions proposées, établissement du budget précis pour chaque offre, sélection finale.
Implémentation d'un ERP
Adaptation du progiciel retenu
- Analyse des besoins
- Paramétrage du progiciel
- Installation du progiciel
- Formation des utilisateurs.
Initialisation
- Constitution de l'équipe du projet
- Répartition du travail au sein de l'équipe
- Mise en place des moyens de coordination et de communication à l'intérieur de l'équipe
- Mise en place d'un comité de pilotage
Description des processus
Première description des besoins fonctionnels qui consiste à :
- décrire les processus que l'on souhaite implémenter
- réfléchir sur la configuration des processus existants
Formation au produit
Analyse des solutions proposées par le logiciel
- Présentation des solutions ERP par le fournisseur.
Mise en place d'une solution standard
Développement/adaptation du progiciel aux besoins de l'entreprise:
- analyse des processus
- paramétrage des processus et des interfaces
- prototypage
- simulation
Fermeture des trous fonctionnels
Recherches des solutions pour répondre aux manques du progiciel :
- Définition de l'importance de chaque "trou fonctionnel" :
- obligatoire
- la mise en place peut être différée ou
- la mise en place n'est pas indispensable
- Étude de la solution possible :
- modification du processus
- attente ou
- modification du progiciel
- Définition des avantages et des inconvénients de chaque solution
- Choix parmi les solutions proposées
Développement des solutions spécifiques
Mise en place des solutions spécifiques : description et développement des solutions choisies
Préparation et mise en oeuvre
- Intégration dans l'environnement existant
- Préparation de la mise en exploitation
- Reprise des données
- Organisation de la formation des utilisateurs
- Élaboration des modes opératoires et manuels utilisateurs
Les acteurs dans un projet ERP
Le comité de pilotage :
- la direction générale
- les directions opérationnelles
- la direction informatique
- la direction du projet
Le rôle du comité de pilotage est à se prononcer sur chaque choix qui lui est soumis.
Le chef de projet client : responsable des travaux des équipes fonctionnelles.
Le chef de projet fournisseur : responsable des travaux de l'équipe technique.
Les deux chefs sont responsables du pilotage du projet :
- de la qualité des livrables
- de l'organisation des ressources
- du respect des délais
Les équipes fonctionnelles : utilisateurs spécialisés et rendus disponibles.
- une équipe est constituée pour chaque métier concerné par le progiciel
- Le travail de chaque équipe est animé par un leader
- Chaque équipe participe activement aux étapes de l'implémentation :
- décrit les processus
- recherche des solutions standard
- comble des trous fonctionnels
- participe à la mise en oeuvre
L'équipe technique : consultants d'ERP
- argumente les choix de composants techniques
- assure le support technique auprès des équipes fonctionnelles
met en place des interfaces avec d'autres applications
L'administrateur de données : responsable de la description des processus et des solutions à implémenter par des travaux de synthèse et de coordination des différentes équipes qui partagent le même système d'information.
Les consultants :
- le consultant de pilotage : assiste le binôme chefs de projet dans les travaux de planification et de suivi
- les consultants fonctionnels : spécialistes d'un ou plusieurs métiers traités, ils assistent les équipes fonctionnelles
- le consultant technique : expert du progiciel choisi, il assiste l'équipe technique.
Les assistants méthodes : spécialistes de la modélisation, qui assistent les équipes fonctionnelles dans leurs travaux et description des processus.
Les coûts cachés d'un projet ERP
- Formation
- Intégration et implémentation
- Personnalisation
- Conversion de données
- Analyse de données
- Consultants à l'infini
- Remplacement des meilleurs acteurs
- Les équipes de mise en oeuvre ne peuvent jamais s'arrêter
- Attente de rentabilité
- Dépression post-ERP
Avantages des ERP
- Cohérence et homogénéité des informations
- Intégrité et unicité du système d'information
- Optimisation des processus de gestion
- Partage du même système d'information facilitant la communication interne et externe
- Minimisation des coûts
- Diminution du nombre de salariés
- Maîtrise des coûts et des délais de mise en oeuvre et de déploiement
- Réutilisation de l'expérience confirmée
Inconvénients des ERP
- Mise en oeuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou si le projet est mal piloté
- Coût élevé (300'000€ minimum pour un bon ERP fiable)
- Périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'entreprise
- Périmètre fonctionnel pouvant ne pas couvrir l'ensemble des besoins
- Lourdeur et rigidité de mise en oeuvre
- Difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise
- Nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel
- Nécessité d'une maintenance continue
- Captivité vis-à-vis de l'éditeur