Introduction et typologie des systèmes d'information

Introduction et typologie des systèmes d'information

Données clés

Faculté	Faculté d'économie et de management
Département	Services généraux GSEM
Professeur(s)	Jolita Ralyte
Cours	Gestion de projet

Lectures

Définitions

Système d'Information

• un ensemble organisé de ressources (matériels, logiciels, personnel, données et procédures) qui permet de collecter, regrouper, classifier, traiter et diffuser de l’information sur un environnement donné
• un ensemble de composants permettant de recueillir, transmettre, stocker et traiter les données afin de fournir une information nécessaire pour l’administration, la communication, la production, le commerce et autres activités de l’organisation.

Valeur de l'information

une entreprise crée de la valeur en traitant de l’information, en particulier dans le cas des sociétés de services. Ainsi, l’information possède une valeur d’autant plus grande qu’elle contribue à l’atteinte des objectifs de l’organisation.

Objectifs des SI

fournir des informations nécessaires à des utilisateurs qui en ont besoin au moment voulu sous forme convenable afin de les aider à accomplir leurs rôles respectifs au sein d’une organisation.

Données VS information

Données

Les données sont les faits, la matière pour obtenir l’information.

Information

L’information est un accroissement de la connaissance que l’on a déjà : elle contribue à l’ensemble de faits et de concepts que l’on connaît et elle dépend du contexte, de la question que l’on pose (réponse à une requête, résultat d’une décision, document d’une transaction, rapport).

Qualité de l'information

Les attributs permettant de mesurer la qualité de l’information :

• Disponibilité : disponible toujours quand elle est nécessaire et non périmée si disponible.
• Complétude : comprend tout ce que l’utilisateur doit savoir sur la situation dans laquelle elle est utilisée.
• Brièveté : ne comprend pas d’éléments non nécessaires
• Importance : comprend uniquement ce qui est important dans la situation en cours
• Exactitude : correspond à la réalité qu’elle représente, ne comporte pas d’erreurs
• Précision : offre une information quantitative avec le degré d’exactitude approprié aux données correspondantes
• Comporte le niveau de détails (affichage tabulaire ou graphique, forme quantitative ou qualitative) en fonction de la situation

Types d'information

Information interne

information sur les produits, les processus et les ressources internes de l’organisation. Elle est gérée par le SI de l’organisation.

Information externe

Information sur l’environnement externe de l’organisation. Elle peut être gérée partiellement par le SI de l’organisation, mais aussi récupérée à partir des sources externes : sites web, revues spécialisées, etc.

Décideurs	Information
Clients	les stratégies de marketing, les ventes, les mesures de satisfaction
Distributeurs	le marketing et la logistique de distribution
Fournisseurs	les conditions de vente et la qualité des produits
Concurrents	le marché, les innovations, la qualité des produits
Syndicats	les compensations, la stabilité d'emploi
Actionnaires	les performances de la compagnie et leur sécurité
Institutions financières	les conditions de financement, les possibilités d'investissement
Associations commerciales	les intérêts de participation, l'information sur la concurrence
Gouvernement	la politique, la réglementation, la législation

SI dans une entreprise

L'information a plusieurs rôles dans une entreprise :

• l’information est un support pour l’action :
  • les informations tarifaires permettent d’établire la facturation,
  • les informations sur les produits et le stock facilitent la vente,
  • les informations sur les distributeurs facilitent la livraison des produits, etc.
• l'information conserve une trace des activités
  • la tenue d'une comptabilité
  • le cycle de vie d'une commande
  • le processus de production d'un produit, etc.
• l'information apporte une aide à la prise de décision
  • les ventes récentes classées par catégorie de produit apportent un élément pour ajuster les tarifs et les quantités de production, etc.

Nouvelles influences dans la gestion de l'information

• La dématérialisation des objets de gestion
  • les actions et les obligations n'ont plus d'existence matérielle, leur propriété n'est plus assurée par une détention d'un certificat mais par une simple inscription dépositaire d'une ligne au compte client;
  • les billets d'avion, de train, de spectacle et autres sont vendus sous forme électronique.
• La dématérialisation des produits
  • la musique, les films, les livres et autres médias ne sont plus réalisés sur un support physique (ex. disque, papier) mais sous forme électronique (ex. mp3, PDF, autres formats propriétaires et libres).
• L'exigence de qualité
  • la norme ISO 9000 impose d'avoir un dispositif garantissant la maîtrise des documents utilisés dans l'entreprise : documents de travail, documents techniques, documents de gestion, etc.
• La recherche d'innovation
  • les services en ligne : bancaires, réservations (hôtel, avion, voiture, train, spectacle, etc.);
  • les nouveaux circuits de distribution grâce à l'Internet et le développement de e-commerce,
  • les nouveaux types de production : le client termine la chaîne de production (copie un fichier sur un support, l'imprime, ou l'assemble, ou autre);
  • services informationnels sur des supports mobiles.

Composants d'un SI

Un système est un ensemble de composants (de sous-systèmes ou des parties élémentaires) qui travaillent ensemble pour réaliser un ou plusieurs objectifs communs.

• Matériel
  • serveurs, PCs, imprimantes, scanners, etc.
• Logiciels
  • programmes système, programmes d'application, programmes sécurité, etc.
• Bases de données
  • collections organisées de données utilisées par les logiciels d'application
• Télécommunications
  • intranet, extranet, internet
• Ressources humaines
  • ingénieurs informatique, responsables SI, utilisateurs du SI
• Procédures
  • spécifications d'utilisation, opérations, maintenance, aide en ligne, manuels d'utilisateur, manuels d'opérateur, autres documents souvent sous forme électronique.

Typologie des SI

Commerce et finances

Il existe de nombreuses classifications des systèmes pour gérer les ressources financières. Nous citons ici les systèmes de la classification la plus souvent utilisée.

Systèmes de traitement de transactions

L'objectif de ces systèmes est d'aider les entreprises dans la réalisation des opérations commerciales et logistiques.

Une transaction est une activité élémentaire exécutée durant une opération commerciale.

Exemples : une réservation des billets d'avion, une vente des produits, un achat des ressources, un inventaire des stocks, une livraison, etc.

Modes de fonctionnement :

• Par lot : traite en une fois toutes les transactions accumulées durant une période prédéfinie (ex. une fois par jour)
• En ligne : traite chaque transaction tout de suite après son exécution

Administration

Ces systèmes sont d'une précieuse aide à l'administration et à la décision.

Systèmes d'aide à la décision

L'objectif de ces systèmes est d'aider les administrateurs des entreprises dans les processus de prise de décisions.

Le système propose des modèles de base permettant de résoudre certains problèmes type.

Exemples : modèle de prévision des ventes, modèle de définition des prix, modèle de planification de la production, etc.

Chaque modèle comporte un ensemble de facteurs de décision et permet d'exécuter des différents scénarios en choisissant à chaque fois des facteurs différents.

Le modèle définiti les indépendances entre les facteurs de décision et les conséquences possibles.

L'administrateur est demandé de faire certains jugements.

Exemple de scénario de décision

Objectif : définir le prix d'un nouveau produit.

Moyen : Système d'aide à la décision pour le marketing

Scénario d'utilisation :

1. L'administrateur saisit les facteurs de décision :
   1. le coût des ressources,
   2. le coût du travail,
   3. le coût de la promotion,
   4. le profit prévu durant les 5 années à venir,
   5. le prix d'un produit similaire,
   6. etc.
2. Le système calcule le prix du produit.
3. L'administrateur modifie un ou plusieurs facteurs de décision.
4. Le système calcule le prix du produit.

...

Au final, le système résume tous les résultat', et l'administrateur compare' les résultats et choisit le prix.

Systèmes de rapports de gestion

L'objectif de ces systèmes est d'offrir des informations aux administrateurs des entreprises sous forme de rapports de performance en fonction de leur domaine de responsabilité. Un rapport décrit une situation passée ou actuelle, mais il ne prévoit pas le futur.

Exemples : toutes les ventes réalisées l'année passée, le chiffre d'affaires classé par produit vendu, le chiffre d'affaire par client, le pourcentage de livraisons en retard, etc.

Les rapports sont générés sous forme électronique, et les données sont récupérées à partir de la base de données (enregistrées par le système de traitement de transactions) ou à partir des extraits de cette base.