Projet de mise en place d'un ERP

Projet de mise en place d'un ERP

Données clés

Faculté	Faculté d'économie et de management
Département	Services généraux GSEM
Professeur(s)	Jolita Ralyte
Cours	Gestion de projet

Lectures

Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) : il est composé d'un ensemble de modules applicatifs qui visent à couvrir l'ensemble des fonctions de l'entreprise.

Il existe deux types d'ERP :

ERP Propriétaires : achat d'une licence

• Marché mondial :
  • SAP
  • ORACLE (PEOPLESOFT)
  • SAGE
  • MICROSOFT
  • INFOR ERP (BAAN, LAWSON)
• En Suisse :
  • ProConcept ERP

ERP open source

• Marché mondial :
  • Odoo (OpenERP)
  • ADempierre
  • Compiere
  • ERP5
  • Jfire
  • Ofbiz
  • OpenBravo
  • Opentaps
  • Weberp
  • xTuple

Caractéristiques d'un ERP

Un système ERP :

• couvre plusieurs fonctions de l'entreprise
• inclut un entrepôt de données central
• comporte plusieurs modules interconnectés
• permet un accès direct à l'entrepôt de données
• est développé et vendu par un seul fournisseur
• est adaptable aux besoins spécifiques de l'entreprise

Atouts d'un ERP :

• On espère retirer d'un ERP une économie par rapport à une solution spécifique, généralement plus coûteuse.
• On cherche à s'appuyer sur un schéma sous-jacent des flux, propre à un ERP, pour mener une opération de reconfiguration des processus.
• On cherche à limiter la redondance des informations et leur gestion à de multiples endroits en visant l'unicité de l'information.
• On veut généraliser les mises à jour en temps réel.
• On recherche un logiciel garantissant une totale traçabilité des informations.
• On attend une couverture fonctionnelle importante et cohérente.

Principales raisons de la mise en place d'un ERP

Intégrer toutes les informations financières

• améliorer la gestion des finances
• mieux comprendre la performance de l'entreprise

Intégrer toutes les informations sur les commandes client

• gérer tout le cycle de vie d'une commande
• coordonner la production, l'inventaire et la livraison
• améliorer la satisfaction des clients

Standardiser et accélérer les processus de fabrication

• augmenter la productivité
• synchroniser le travail de différents départements
• améliorer la visibilité des processus de fabrication

Réduire l'inventaire

• des matières et des composants utilisés pour la production
• des produits réalisés

Standardiser les informations RH

• gérer les compétences et les qualifications des employés
• informer les employés sur les services, les formations et les avantages
• gérer les présences/absences

Améliorer la planification

• de l'achat du matériel, de la production, des ventes

Assurer la qualité

• mieux maîtriser tous les processus métier.

Projet ERP

Objectif : mettre en place un système ERP pour une partie des activités de l'entreprise

Problème à résoudre : trouver une adéquation entre les fonctions proposées par les ERP et les processus métier de l'entreprise.

Les stratégies projet ERP

Big Bang : le plus ambitieux et le plus difficile des projets ERP

• l'entreprise rejette tous les systèmes existants et installe un nouveau système ERP
• le projet nécessite une mobilisation de toute l'entreprise
• la couverture fonctionnelle n'est pas toujours satisfaisante.

Franchising strategy : concerne les grandes entreprises ayant des unités économiques relativement indépendantes

• des systèmes ERP indépendants (instances d'ERP) sont installés dans chaque unité reliant seulement les processus communs tels que la gestion financière à travers toute l'entreprise
• souvent, un projet pilote est réalisé dans une unité, qui est ensuite utilisé comme un exemple pour installer les instances ERP dans les autres unités.

Slam-dunk : concerne les petites entreprises qui achètent seulement quelques modules d'un ERP

• le projet se concentre sur quelques processus clefs d'un ERP, par exemple le processus contenu dans le module "Finances" ou "Production" d'un ERP
• l'entreprise envisage d'acheter progressivement d'autres modules du même ERP si son évolution le permet

On-Demand- Nibble : concerne l'achat des services en ligne (SaaS) pour différents processus d'entreprise

• plus rapide à implémenter (il n'y a pas d'installation)
• les mises à jour sont plus faciles et plus rapides
• l'abonnement par mois et par utilisateur est moins cher que le coût d'implémentation sur place
• les grandes entreprises sont encore réticentes à stocker leurs données sensibles sur les serveurs des tiers

Démarche de mise en place d'un ERP

Étude d'opportunité

C'est la définition des grandes lignes du projet, où on fait le choix des fonctions à couvrir.

Exemples :

• la gestion comptable est financière
• le contrôle de la qualité
• la gestion de la production
• la gestion des achats
• la gestion des stocks
• l'administration des ventes
• la gestion des ressources humaines
• la paie du personnel
• etc

Choix d'un ERP

Étape 1 : la présélection

Une étude du marché, fondée sur des critères de sélection préalablement établis qui déterminent le choix selon les caractéristiques de l'ERP : stratégiques, fonctionnelles, technologiques, techniques, commerciales.

Étape 2 : la sélection

Contacts commerciaux avec les fournisseurs des ERP présélectionnés, visites de leurs sites, analyse des solutions proposées, établissement du budget précis pour chaque offre, sélection finale.

Implémentation d'un ERP

Adaptation du progiciel retenu

• Analyse des besoins
• Paramétrage du progiciel
• Installation du progiciel
• Formation des utilisateurs.

Initialisation

• Constitution de l'équipe du projet
• Répartition du travail au sein de l'équipe
• Mise en place des moyens de coordination et de communication à l'intérieur de l'équipe
• Mise en place d'un comité de pilotage

Description des processus

Première description des besoins fonctionnels qui consiste à :

• décrire les processus que l'on souhaite implémenter
• réfléchir sur la configuration des processus existants

Formation au produit

Analyse des solutions proposées par le logiciel

• Présentation des solutions ERP par le fournisseur.

Mise en place d'une solution standard

Développement/adaptation du progiciel aux besoins de l'entreprise:

• analyse des processus
• paramétrage des processus et des interfaces
• prototypage
• simulation

Fermeture des trous fonctionnels

Recherches des solutions pour répondre aux manques du progiciel :

• Définition de l'importance de chaque "trou fonctionnel" :
  • obligatoire
  • la mise en place peut être différée ou
  • la mise en place n'est pas indispensable
• Étude de la solution possible :
  • modification du processus
• attente ou
  • modification du progiciel
• Définition des avantages et des inconvénients de chaque solution
• Choix parmi les solutions proposées

Développement des solutions spécifiques

Mise en place des solutions spécifiques : description et développement des solutions choisies

Préparation et mise en oeuvre

• Intégration dans l'environnement existant
• Préparation de la mise en exploitation
• Reprise des données
• Organisation de la formation des utilisateurs
• Élaboration des modes opératoires et manuels utilisateurs

Les acteurs dans un projet ERP

Le comité de pilotage :

• la direction générale
• les directions opérationnelles
• la direction informatique
• la direction du projet

Le rôle du comité de pilotage est à se prononcer sur chaque choix qui lui est soumis.

Le chef de projet client : responsable des travaux des équipes fonctionnelles.

Le chef de projet fournisseur : responsable des travaux de l'équipe technique.

Les deux chefs sont responsables du pilotage du projet :

• de la qualité des livrables
• de l'organisation des ressources
• du respect des délais

Les équipes fonctionnelles : utilisateurs spécialisés et rendus disponibles.

• une équipe est constituée pour chaque métier concerné par le progiciel
• Le travail de chaque équipe est animé par un leader
• Chaque équipe participe activement aux étapes de l'implémentation :
  • décrit les processus
  • recherche des solutions standard
  • comble des trous fonctionnels
  • participe à la mise en oeuvre

L'équipe technique : consultants d'ERP

• argumente les choix de composants techniques
• assure le support technique auprès des équipes fonctionnelles

met en place des interfaces avec d'autres applications

L'administrateur de données : responsable de la description des processus et des solutions à implémenter par des travaux de synthèse et de coordination des différentes équipes qui partagent le même système d'information.

Les consultants :

• le consultant de pilotage : assiste le binôme chefs de projet dans les travaux de planification et de suivi
• les consultants fonctionnels : spécialistes d'un ou plusieurs métiers traités, ils assistent les équipes fonctionnelles
• le consultant technique : expert du progiciel choisi, il assiste l'équipe technique.

Les assistants méthodes : spécialistes de la modélisation, qui assistent les équipes fonctionnelles dans leurs travaux et description des processus.

Les coûts cachés d'un projet ERP

• Formation
• Intégration et implémentation
• Personnalisation
• Conversion de données
• Analyse de données
• Consultants à l'infini
• Remplacement des meilleurs acteurs
• Les équipes de mise en oeuvre ne peuvent jamais s'arrêter
• Attente de rentabilité
• Dépression post-ERP

Avantages des ERP

• Cohérence et homogénéité des informations
• Intégrité et unicité du système d'information
• Optimisation des processus de gestion
• Partage du même système d'information facilitant la communication interne et externe
• Minimisation des coûts
• Diminution du nombre de salariés
• Maîtrise des coûts et des délais de mise en oeuvre et de déploiement
• Réutilisation de l'expérience confirmée

Inconvénients des ERP

• Mise en oeuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou si le projet est mal piloté
• Coût élevé (300'000€ minimum pour un bon ERP fiable)
• Périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'entreprise
• Périmètre fonctionnel pouvant ne pas couvrir l'ensemble des besoins
• Lourdeur et rigidité de mise en oeuvre
• Difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise
• Nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel
• Nécessité d'une maintenance continue
• Captivité vis-à-vis de l'éditeur