Projet de mise en place d'un ERP
Faculté | Faculté d'économie et de management |
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Département | Services généraux GSEM |
Professeur(s) | Jolita Ralyte[1] |
Cours | Gestion de projet |
Lectures
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un PGI (Progiciel de Gestion Intégré) : il est composé d'un ensemble de modules applicatifs qui visent à couvrir l'ensemble des fonctions de l'entreprise.
Il existe deux types d'ERP :
ERP Propriétaires : achat d'une licence
- Marché mondial :
- SAP
- ORACLE (PEOPLESOFT)
- SAGE
- MICROSOFT
- INFOR ERP (BAAN, LAWSON)
- En Suisse :
- ProConcept ERP
ERP open source
- Marché mondial :
- Odoo (OpenERP)
- ADempierre
- Compiere
- ERP5
- Jfire
- Ofbiz
- OpenBravo
- Opentaps
- Weberp
- xTuple
Caractéristiques d'un ERP[modifier | modifier le wikicode]
Un système ERP :
- couvre plusieurs fonctions de l'entreprise
- inclut un entrepôt de données central
- comporte plusieurs modules interconnectés
- permet un accès direct à l'entrepôt de données
- est développé et vendu par un seul fournisseur
- est adaptable aux besoins spécifiques de l'entreprise
Atouts d'un ERP :
- On espère retirer d'un ERP une économie par rapport à une solution spécifique, généralement plus coûteuse.
- On cherche à s'appuyer sur un schéma sous-jacent des flux, propre à un ERP, pour mener une opération de reconfiguration des processus.
- On cherche à limiter la redondance des informations et leur gestion à de multiples endroits en visant l'unicité de l'information.
- On veut généraliser les mises à jour en temps réel.
- On recherche un logiciel garantissant une totale traçabilité des informations.
- On attend une couverture fonctionnelle importante et cohérente.
Principales raisons de la mise en place d'un ERP[modifier | modifier le wikicode]
Intégrer toutes les informations financières
- améliorer la gestion des finances
- mieux comprendre la performance de l'entreprise
Intégrer toutes les informations sur les commandes client
- gérer tout le cycle de vie d'une commande
- coordonner la production, l'inventaire et la livraison
- améliorer la satisfaction des clients
Standardiser et accélérer les processus de fabrication
- augmenter la productivité
- synchroniser le travail de différents départements
- améliorer la visibilité des processus de fabrication
Réduire l'inventaire
- des matières et des composants utilisés pour la production
- des produits réalisés
Standardiser les informations RH
- gérer les compétences et les qualifications des employés
- informer les employés sur les services, les formations et les avantages
- gérer les présences/absences
Améliorer la planification
- de l'achat du matériel, de la production, des ventes
Assurer la qualité
- mieux maîtriser tous les processus métier.
Projet ERP[modifier | modifier le wikicode]
Objectif : mettre en place un système ERP pour une partie des activités de l'entreprise
Problème à résoudre : trouver une adéquation entre les fonctions proposées par les ERP et les processus métier de l'entreprise.
Les stratégies projet ERP[modifier | modifier le wikicode]
Big Bang : le plus ambitieux et le plus difficile des projets ERP
- l'entreprise rejette tous les systèmes existants et installe un nouveau système ERP
- le projet nécessite une mobilisation de toute l'entreprise
- la couverture fonctionnelle n'est pas toujours satisfaisante.
Franchising strategy : concerne les grandes entreprises ayant des unités économiques relativement indépendantes
- des systèmes ERP indépendants (instances d'ERP) sont installés dans chaque unité reliant seulement les processus communs tels que la gestion financière à travers toute l'entreprise
- souvent, un projet pilote est réalisé dans une unité, qui est ensuite utilisé comme un exemple pour installer les instances ERP dans les autres unités.
Slam-dunk : concerne les petites entreprises qui achètent seulement quelques modules d'un ERP
- le projet se concentre sur quelques processus clefs d'un ERP, par exemple le processus contenu dans le module "Finances" ou "Production" d'un ERP
- l'entreprise envisage d'acheter progressivement d'autres modules du même ERP si son évolution le permet
On-Demand- Nibble : concerne l'achat des services en ligne (SaaS) pour différents processus d'entreprise
- plus rapide à implémenter (il n'y a pas d'installation)
- les mises à jour sont plus faciles et plus rapides
- l'abonnement par mois et par utilisateur est moins cher que le coût d'implémentation sur place
- les grandes entreprises sont encore réticentes à stocker leurs données sensibles sur les serveurs des tiers
Démarche de mise en place d'un ERP[modifier | modifier le wikicode]
Étude d'opportunité[modifier | modifier le wikicode]
C'est la définition des grandes lignes du projet, où on fait le choix des fonctions à couvrir.
Exemples :
- la gestion comptable est financière
- le contrôle de la qualité
- la gestion de la production
- la gestion des achats
- la gestion des stocks
- l'administration des ventes
- la gestion des ressources humaines
- la paie du personnel
- etc
Choix d'un ERP[modifier | modifier le wikicode]
Étape 1 : la présélection
Une étude du marché, fondée sur des critères de sélection préalablement établis qui déterminent le choix selon les caractéristiques de l'ERP : stratégiques, fonctionnelles, technologiques, techniques, commerciales.
Étape 2 : la sélection
Contacts commerciaux avec les fournisseurs des ERP présélectionnés, visites de leurs sites, analyse des solutions proposées, établissement du budget précis pour chaque offre, sélection finale.
Implémentation d'un ERP[modifier | modifier le wikicode]
Adaptation du progiciel retenu
- Analyse des besoins
- Paramétrage du progiciel
- Installation du progiciel
- Formation des utilisateurs.
Initialisation[modifier | modifier le wikicode]
- Constitution de l'équipe du projet
- Répartition du travail au sein de l'équipe
- Mise en place des moyens de coordination et de communication à l'intérieur de l'équipe
- Mise en place d'un comité de pilotage
Description des processus[modifier | modifier le wikicode]
Première description des besoins fonctionnels qui consiste à :
- décrire les processus que l'on souhaite implémenter
- réfléchir sur la configuration des processus existants
Formation au produit[modifier | modifier le wikicode]
Analyse des solutions proposées par le logiciel
- Présentation des solutions ERP par le fournisseur.
Mise en place d'une solution standard[modifier | modifier le wikicode]
Développement/adaptation du progiciel aux besoins de l'entreprise:
- analyse des processus
- paramétrage des processus et des interfaces
- prototypage
- simulation
Fermeture des trous fonctionnels[modifier | modifier le wikicode]
Recherches des solutions pour répondre aux manques du progiciel :
- Définition de l'importance de chaque "trou fonctionnel" :
- obligatoire
- la mise en place peut être différée ou
- la mise en place n'est pas indispensable
- Étude de la solution possible :
- modification du processus
- attente ou
- modification du progiciel
- Définition des avantages et des inconvénients de chaque solution
- Choix parmi les solutions proposées
Développement des solutions spécifiques[modifier | modifier le wikicode]
Mise en place des solutions spécifiques : description et développement des solutions choisies
Préparation et mise en oeuvre[modifier | modifier le wikicode]
- Intégration dans l'environnement existant
- Préparation de la mise en exploitation
- Reprise des données
- Organisation de la formation des utilisateurs
- Élaboration des modes opératoires et manuels utilisateurs
Les acteurs dans un projet ERP[modifier | modifier le wikicode]
Le comité de pilotage :
- la direction générale
- les directions opérationnelles
- la direction informatique
- la direction du projet
Le rôle du comité de pilotage est à se prononcer sur chaque choix qui lui est soumis.
Le chef de projet client : responsable des travaux des équipes fonctionnelles.
Le chef de projet fournisseur : responsable des travaux de l'équipe technique.
Les deux chefs sont responsables du pilotage du projet :
- de la qualité des livrables
- de l'organisation des ressources
- du respect des délais
Les équipes fonctionnelles : utilisateurs spécialisés et rendus disponibles.
- une équipe est constituée pour chaque métier concerné par le progiciel
- Le travail de chaque équipe est animé par un leader
- Chaque équipe participe activement aux étapes de l'implémentation :
- décrit les processus
- recherche des solutions standard
- comble des trous fonctionnels
- participe à la mise en oeuvre
L'équipe technique : consultants d'ERP
- argumente les choix de composants techniques
- assure le support technique auprès des équipes fonctionnelles
met en place des interfaces avec d'autres applications
L'administrateur de données : responsable de la description des processus et des solutions à implémenter par des travaux de synthèse et de coordination des différentes équipes qui partagent le même système d'information.
Les consultants :
- le consultant de pilotage : assiste le binôme chefs de projet dans les travaux de planification et de suivi
- les consultants fonctionnels : spécialistes d'un ou plusieurs métiers traités, ils assistent les équipes fonctionnelles
- le consultant technique : expert du progiciel choisi, il assiste l'équipe technique.
Les assistants méthodes : spécialistes de la modélisation, qui assistent les équipes fonctionnelles dans leurs travaux et description des processus.
Les coûts cachés d'un projet ERP[modifier | modifier le wikicode]
- Formation
- Intégration et implémentation
- Personnalisation
- Conversion de données
- Analyse de données
- Consultants à l'infini
- Remplacement des meilleurs acteurs
- Les équipes de mise en oeuvre ne peuvent jamais s'arrêter
- Attente de rentabilité
- Dépression post-ERP
Avantages des ERP[modifier | modifier le wikicode]
- Cohérence et homogénéité des informations
- Intégrité et unicité du système d'information
- Optimisation des processus de gestion
- Partage du même système d'information facilitant la communication interne et externe
- Minimisation des coûts
- Diminution du nombre de salariés
- Maîtrise des coûts et des délais de mise en oeuvre et de déploiement
- Réutilisation de l'expérience confirmée
Inconvénients des ERP[modifier | modifier le wikicode]
- Mise en oeuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou si le projet est mal piloté
- Coût élevé (300'000€ minimum pour un bon ERP fiable)
- Périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'entreprise
- Périmètre fonctionnel pouvant ne pas couvrir l'ensemble des besoins
- Lourdeur et rigidité de mise en oeuvre
- Difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise
- Nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel
- Nécessité d'une maintenance continue
- Captivité vis-à-vis de l'éditeur